Com pouco mais de um mês de implantação, o projeto de virtualização de processos administrativos, implantado de forma pioneira pela prefeitura de Maricá, apresenta excelentes resultados que garantem, dentre outras vantagens, desburocratização de tarefas, economia de papel e agilidade no serviço público.
Do primeiro processo administrativo implementado, o Habite-se (documento que garante a regularização de um imóvel residencial), já foram emitidos 30 nesse novo sistema. Antes da virtualização, devido a exigências burocráticas que incluíam etapas separadas em diferentes secretarias, o contribuinte aguardava 60 dias para receber o documento. Com essa nova rotina administrativa, o documento pode ser entregue pronto em até 10 dias. E o melhor, em papel reciclado em com selo de segurança.
A secretária executiva, Maria Helena Alves Oliveira, explica as razões que justificam a eficiência do novo serviço. “A virtualização está intrinsecamente relacionada à desburocratização das tarefas. Havia quase 300 rotinas e processos desnecessários que hoje são solucionados em tempo real de atendimento, como por exemplo, solicitação de férias e parcelamento de dívida. Hoje, diminuímos para 160 rotinas com o cuidado de evitarmos que o mesmo processo tramite várias vezes pelo mesmo setor, o que atrasa o funcionamento de todo o sistema”, pontuou.
Vantagens
A simultaneidade das tarefas também é um dos fatores que contribuem para o sucesso da virtualização. “Antes, o processo, composto por diversas folhas, tinha que seguir de secretaria em secretaria o que demandava muito tempo, além do perigo de haver perdas de documentos e a própria dificuldade de acesso. Com a virtualização, após a sua abertura, o processo pode tramitar, de forma simultânea, em várias secretarias e com segurança de informação. No caso do Habite-se, por exemplo, enquanto a parte fazendária cuida da geração de taxas, os fiscais, com a planta física do imóvel e o requerimento, fazem a vistoria do local, que dura, aproximadamente, uma semana”, destacou Maria Helena.
O secretário de Ambiente e Urbanismo, Celso Cabral, também ressalta algumas das vantagens da virtualização. “Como o processo é todo padronizado, já em sua abertura, são anexados todos os documentos digitalizados necessários para aquela rotina”. Além disso, outro destaque é a impossibilidade de um processo ser encaminhado de forma errada para uma secretaria. “Antes, recebíamos muitos processos que deviam ser endereçados para outros setores, mas, com esse novo processo parametrizado, isso não é possível”, salientou o secretário de Ambiente e Urbanismo.
Outra vantagem da virtualização é a economia de papel. São abertos, em média, 1.550 processos por mês. A virtualização vai garantir a economia, aproximadamente, de 10mil a 15mil folhas por mês.
O diretor de análise da secretaria de Ambiente e Urbanismo, Sandro Caldas, destacou um aspecto psicológico fundamental para o sucesso do trabalho. “No processo antigo, quando chegava ao trabalho só em ver as pilhas de processos acumulados sobre a mesa já me sentia desmotivado. Agora, houve uma mudança na rotina de trabalho que se tornou muito mais prazeroso”, afirmou o diretor, acrescentando que o sistema controla e acompanha constantemente todos os prazos para garantir o perfeito andamento do processo.
Está previsto para o dia 6 de março o início da certificação digital do Habite-se garantindo a autenticidade dos documentos gerados. “A certificação digital e-CPF do tipo A3 permite a aceitação em qualquer instância como cartório, Previdência Social, Ministério Público, Tribunal de Contas, dentre outros.
Novidades
Algumas novidades estão previstas no processo. Uma delas é a possibilidade do contribuinte no momento de solicitar o Habite-se na Central Única de Atendimento pedir que o documento seja enviado por Sedex para sua residência, mediante ao pagamento de uma taxa de postagem. “Além de agilizar na liberação do documento, nosso propósito é facilitar a entrega para o cidadão”, frisou a secretária.
Como próximos processos a serem virtualizados, estão previstos, para março, a Aprovação de Projetos, e para abril, o Ordenamento Urbano.
O secretário de Ambiente e Urbanismo, Celso Cabral, estuda a possibilidade na implantação da virtualização de Aprovação de Projetos de eliminar a visita do fiscal ao local, o que se torna possível com a utilização do geoprocessamento. “Com o uso interligado das diversas ferramentas, diminuiremos muito o tempo para a emissão da certidão”.
